Как эффективно управлять ожиданиями заинтересованных сторон
Зачем управлять ожиданиями
Каждый проект уникален, но во всех случаях одна из основных задач менеджера — это баланс интересов и ожиданий. Ожидания бывают реалистичными и завышенными, а иногда и вовсе противоречивыми. Вот почему необходимо:
- Создавать общее видение: Все должны понимать, зачем выполняется проект, какие у него цели и что является успехом.
- Избегать сюрпризов: Если задачи и сроки не обсуждены заранее, то неизбежны проблемы в будущем.
- Сохранять доверие: Четкость в коммуникации помогает строить открытые и честные отношения с заинтересованными сторонами.
Давайте рассмотрим, как это можно реализовать на практике.
Эффективные стратегии управления ожиданиями
1. Установите четкие цели и границы проектаКаждый проект начинается с определения цели. Например, если ваша цель — запуск нового веб-сайта, уточните, какие функции будут реализованы в первой версии, а что останется на будущее. Четко обозначенные границы помогут избежать путаницы.
Образец подхода:Представьте, что вы работаете над созданием мобильного приложения. Заинтересованные стороны могут ожидать, что приложение будет поддерживать и Android, и iOS с самого начала. Если это невозможно, ваша задача — объяснить, что первая версия выйдет только для Android, чтобы быстрее протестировать функционал.
2. Регулярно общайтесь с заинтересованными сторонамиОткрытая и частая коммуникация — это основа. Обязательно проводите встречи, где будете рассказывать о прогрессе и отвечать на вопросы.
Образец подхода:Вы разрабатываете новый модуль для существующей платформы. В начале проекта вы согласовали график встреч: раз в две недели вы будете обсуждать текущий статус. Во время встреч уточняйте, есть ли у участников новые запросы или вопросы, которые нужно решить.
3. Управляйте изменениями в процессе проектаДаже самые детально спланированные проекты подвержены изменениям. Новые идеи могут появиться на любом этапе. Менеджеру проекта важно не просто фиксировать изменения, но и анализировать их влияние на сроки и бюджет.
Образец подхода:В разгар проекта ваш клиент решил добавить новую функцию. Объясните, как это повлияет на сроки и затраты. Предложите компромисс, например, перенести реализацию менее критичной функции на следующий этап.
Завершение проекта и анализ
Управление ожиданиями — это не только процесс, который продолжается во время проекта, но и то, что необходимо учитывать при его завершении. Проведение итоговой встречи, где обсуждаются результаты и отзывы, позволяет улучшить подход к следующему проекту.
Образец подхода:После завершения разработки приложения соберите отзывы команды и клиента. Например, спросите: «Достиг ли проект ваших ожиданий? Что можно было улучшить в процессе коммуникации?» Это поможет вам усовершенствовать управление в будущем.
